El usuario/operador presenta la solicitud en el formato disponible en la pagina web, con la información suficiente para que esta sea estudiada por el personal competente de BIOTRÓPICO. Generalmente la solicitud se responde con una aceptación para continuar el proceso, y una ampliación de la información, o un aplazamiento por falta información necesaria.
Intercambio de documentos, Verificación de documentos legales, solicitud de documentos técnicos PSPAE (Documento plan de manejo de producción agrícola o pecuaria, procesamiento, o comercialización) para proceder a las evaluaciones para la certificación”, el cual requiere revisión de la solicitud y su documentación, para confirmarse o pedirse mas información, y de confirmarse si esta completa se procede a la propuesta económica (cotización).
Una vez que la persona u organización interesada en la certificación y la certificadora Biotrópico llegan a un acuerdo en los términos del servicio, se procede a realizar la propuesta económica conforme a las tarifas establecidas anuales.(Días de revisión, inspección, Tiempos de evaluación y del proceso general, Alcances del servicio (normas y alcances a certificar)) Con la aceptación de la cotización, se procede a la contratación del servicio, realización del pago por el interesado y verificación del mismo
La persona u organización interesada firma y envía a Biotrópico el contrato con lo que se compromete a cumplir los requerimientos de la norma solicitada, igualmente Biotrópico devuelve una copia firmada al interesado. En este contrato se contemplan los derechos y obligaciones de las partes, estipulado por un termino de 1, 2 o 3 años, según lo establecido en los requisitos (esquema 5) o de común acuerdo, según el esquema de certificación (6 y N)
Se planifica toda la realización de la actividad de evaluaciones, que comprenden: auditorias documentales, revisiones, inspecciones en sitio, seguimientos, toma de muestras según información de riesgos entre muchas tantas de las actividades a realizar. Se asigna a un auditor o inspector competente para realizar la actividad, y conforme a la acreditación otorgada por BIOTROPICO al inspector. La documentación inicial a revisar antes de la inspección en sitio, debe estar completa y disponible para el inspector, con el fin de llevar a cabo una buena auditoría e inspección en sitio. Asignada la fecha para la inspección, confirmada por las partes, y presentados y aprobados los documentos previos, el Inspector presenta un plan de inspección para realización de la actividad.
Desarrollo del plan de evaluación in situ. Reunión de apertura, desarrollo del plan de inspección en sitio, reunión de cierre con presentación de hallazgos y firma de lista de chequeo. Se realiza la verificación del cumplimiento de los requisitos y regulaciones vigentes.
El inspector presenta el informe, junto con los documentos anexos suficientes para calificar el cumplimiento de los requisitos. Cuando se presentan no conformidades, se le notifican desde el cierre de la inspección física, y se le confirma con el informe, igualmente se le solicita respuesta a estas NC, a través de un Plan de acción o la presentación de las respuestas a las NC y si es necesario realizar evaluaciones adicionales. Si el Operador esta de acuerdo se completan las labores adicionales, o el Operador puede pedir aplazamiento para la presentación de las mismas. Cuando se haya completado toda la información suficiente y el proceso de evaluación haya sido documentado en su totalidad, se procede a la siguiente etapa
Se asigna al personal competente para que verifique la información resultado del proceso de evaluación, revisión de convergencias dimensionales, rendimientos, coeficientes globales de producción y procesamiento, datos/trazabilidad y verificación de conformidad del informe y hallazgos. El responsable de esta revisión técnica realiza recomendaciones sobre la decisión para la certificación y se procede a la toma de decisiones
La Dirección de certificación toma decisiones de certificación al igual que el CIC (Comité Interno de Certificación), según lo estipulado en el procedimiento (P-GCR-03), el CIC lo conforma personal competente quienes responden conforme a los Reglamentos y requisitos por las decisiones otorgadas, suspendidas o negadas.
La decisión puede ser otorgada, negada o suspendida, en cualquier caso Biotrópico le envía al operador para informar sobre su estado, y se identifican las razones del otorgamiento u otra condición. El Operador devuelve con su firma el documento (F-GCR-19 Decisión), o realiza alguna objeción (apelación)
Las apelaciones serán presentadas por el cliente entre los siguiente (2) días de haber recibido los resultados de la actividad de certificación (esto puede ser en varios momentos de acuerdo a la etapa de certificación, en la no aceptación de la solicitud, en los resultados de la auditoria, es decir, las no conformidades declaradas, o con relación a la decisión del proceso de certificación o sanciones), posterior a este tiempo ya no se aceptará la apelación; estas serán recibidas por medio de carta formal o e-mail, en ambos casos se anexa el comunicado al formato registro de quejas y apelaciones F-GCO-09 y se procede a informar el acuse de recibido y las actividades a realizar para dar trámite, así como el tiempo estimado para la respuesta.
Entrega del certificado al operador según el alcance(s) solicitado (s). También, durante la vigencia del certificado el operador puede solicitar los certificados COI y TC. Esta gestión se coordina y se recepciona la información para el registro y emisión de los certificados