Se denomina a esta etapa previa o preliminar al servicio de control y Certificación, pues contribuye a informar al usuario de un servicio de Certificación, la etapa en la que se encuentra para ser CERTIFICADO.

Un funcionario de BIOTROPICO S.A.S (evaluador) estudia la documentación correspondiente a auto-evaluaciones, información básica, solicitud del servicio y sistema de gestión de la calidad documentada, sistemas internos de control (grupos-cooperativas u otro) y le da un concepto sobre el grado de cumplimiento

Inspección: Esta actividad se refiere a la labor de visitar, verificar, fiscalizar, revisar o evaluar la naturaleza de la producción, sus procesos y las instalaciones apropiadas para el mismo, la actividad requiere visita en sitio.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de evaluación.

Las anteriores actividades separadas o conjuntas nos llevan a CONTROLAR de manera objetiva y específica las metodologías de producción conforme a los requisitos establecidos por un estándar específico, igualmente para un sistema de gestión de calidad.

Evaluar los procesos y servicios bajo los cumplimientos de las normas requeridas según el caso y emitir la decisión de conformidad o de incumplimiento del concepto de certificación e informar periódicamente cada 6 meses al MADR – Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, o cuando este lo requiera. La certificadora también informara a sus organismos de acreditación las decisiones de conformidad o de incumplimiento anualmente.